Ответ Председателя Комитета государственных доходов МФ РК от 20 февраля 2019 года на вопрос от 7 февраля 2019 года № 534245 (dialog.egov.kz)

Уважаемый Марат Елеусизович,

обращаюсь к вам от лица организации со следующим вопросом: мы сотрудничаем с большим количеством физических лиц и ИП по договорам ГПХ. По мере оказания ими и принятия для оплаты нами их услуг, работ мы самостоятельно формируем акты выполненных работ, которые — следуя разъяснениям налогового комитета — затем передаем физлицам на подпись, собираем и обрабатываем. Это довольно трудоемкий процесс, учитывая количество договоров ГПХ и географию их распределения по областям и городам.

С учетом того обстоятельства, что в последнее время благодаря усилиям правительства широкое распространение и применение получают ЭЦП, а также с началом работы сайта https://ezsigner.kz и иных систем электронного документооборота хотелось бы услышать ваше мнение о следующем: можем ли мы как организация перевести документооборот по актам выполненных работ с физлицами по договорам ГПХ в электронный формат: АВР формируется и рассылается в электронной форме, физлицо загружает файл в систему и подписывает ее с помощью собственной ЭЦП, мы принимаем подписанный АВР в электронной же форме, обрабатываем и храним его на собственном сервере (резервное копирование предусмотрено).

Заменит ли такой АВР в электронной форме полноценно АВР на бумажном носителе для целей бухгалтерского и налогового учета?

Электронный документооборот упростил и облегчил бы работу по сбору и обработке АВР, но будет ли электронный документ достаточен и равноценен с точки зрения налогового законодательства и контроля как законное основание для отнесения на расходы сумм вознаграждений, выплачиваемых по договорам ГПХ, в текущем периоде, равно как и правомерности их отнесения на вычет по КПН? Прежде, чем принимать какие-то действия в этом направлении — в сторону полного или постепенного перехода на электронный документооборот в части АВР — хотелось бы услышать официальное мнение или заключение комитета государственных доходов.

С уважением, Александр

Здравствуйте!

Комитет государственных доходов Министерства финансов Республики Казахстан (далее — КГД МФ РК) рассмотрев Ваш вопрос, поступивший на блог Председателя КГД МФ РК, сообщает следующее.

Согласно пункту 1 статьи 190 Кодекса Республики Казахстан от 25 декабря 2017 года № 120-VI «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (Налоговый кодекс) налоговым учетом является процесс ведения налогоплательщиком (налоговым агентом) учетной документации в соответствии с требованиями Налогового кодекса в целях обобщения и систематизации информации об объектах налогообложения и (или) объектах, связанных с налогообложением, а также исчисления налогов и платежей в бюджет и составления налоговой отчетности.

В соответствии с пунктом 2 статьи 190 Налогового кодекса учетная документация включает в себя:

1) бухгалтерскую документацию — для лиц, на которых в соответствии с Законом Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» возложена обязанность по ее ведению;

2) стандартный файл проверки — для лиц, добровольно представляющих данный файл;

3) первичные учетные документы — для лиц, указанных в пункте 4 данной статьи;

4) налоговые формы;

5) налоговую учетную политику;

6) иные документы, являющиеся основанием для определения объектов налогообложения и (или) объектов, связанных с налогообложением, а также для исчисления налогового обязательства.

Кроме того, пунктом 5 статьи 190 Налогового кодекса установлено, что налогоплательщик (налоговый агент) самостоятельно и (или) через уполномоченного представителя участников договора о совместной деятельности, ответственного за ведение сводного налогового учета, организует налоговый учет и определяет формы обобщения и систематизации информации в виде налоговых регистров, в том числе для обеспечения формирования полной и достоверной информации о порядке учета для целей налогообложения операций, осуществленных налогоплательщиком (налоговым агентом) в течение налогового периода.

В соответствии с положениями пунктов 1 и 2 статьи 193 Налогового кодекса учетная документация составляется налогоплательщиком (налоговым агентом) на бумажном и (или) электронном носителях на казахском и (или) русском языках.

При этом, при составлении учетной документации в электронной форме налогоплательщик (налоговый агент) обязан в ходе налоговой проверки по требованию должностных лиц налоговых органов представить копии такой документации на бумажных носителях, за исключением счетов-фактур, зарегистрированных в информационной системе электронных счетов-фактур.

Согласно пункту 1 статьи 242 Налогового кодекса расходы налогоплательщика в связи с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, подлежат вычету при определении налогооблагаемого дохода с учетом положений, установленных данной статьей и статьями 243 — 263 Налогового кодекса, за исключением расходов, не подлежащих вычету в соответствии с Налоговым кодексом.

Положения данного пункта применяются к расходам налогоплательщика, понесенным как в Республике Казахстан, так и за ее пределами.

При этом согласно положению пункта 3 статьи 242 Налогового кодекса вычеты производятся налогоплательщиком по фактически произведенным расходам при наличии документов, подтверждающих такие расходы, связанные с его деятельностью, направленной на получение дохода.

Согласно статье 7 Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и налоговой отчетности» формы и требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным Банком Республики Казахстан в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

При этом первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены в соответствии с пунктом 2 данной статьи, индивидуальные предприниматели и организации разрабатывают самостоятельно либо применяют формы или требования, утвержденные в соответствии с законодательством Республики Казахстан, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) дату составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;

4) содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления;

7) идентификационный номер. В соответствии с пунктом 6 статьи 7 Закона о бухгалтерском учете при составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Подпунктом 7) статьи 1 Закона Республики Казахстан от 07.01.2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее — Закон об ЭЦП) определено, что электронная копия документа — документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме.

Согласно статье 10 Закона об ЭЦП электронная цифровая подпись равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия при выполнении следующих условий:

удостоверена подлинность электронной цифровой подписи при помощи открытого ключа, имеющего регистрационное свидетельство;

лицо, подписавшее электронный документ, правомерно владеет закрытым ключом электронной цифровой подписи;

электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в регистрационном свидетельстве;

электронная цифровая подпись создана и регистрационное свидетельство выдано аккредитованным удостоверяющим центром Республики Казахстан или иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне Республики Казахстан.

При этом организации, использующие электронные подписи, согласно пункту 2 статьи 10 Закона о бухгалтерском учете, должны установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям, в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Таким образом, первичные учетные документы на электронных носителях, согласно Закону о бухгалтерском учете, должны быть составлены и заверены в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан.

Кроме того, пунктом 2 статьи 12 Закона об ЭЦП установлено, что в негосударственных системах электронного документооборота электронная цифровая подпись используется в порядке, установленном гражданским законодательством Республики Казахстан. При этом, лицо, использующее электронные документы должно являться участником системы электронного документооборота (далее — СЭД) посредством использования информационной системы участника СЭД, позволяющей технически реализовать возможность проверки подлинности ЭЦП и регистрационного свидетельства.

Согласно пункту 8 Приказа Министра по инвестициям и развитию Республики Казахстан от 9 декабря 2015 года № 1187 «Об утверждении Правил проверки подлинности электронной цифровой подписи» при получении подтверждения (установления) подлинности ЭЦП с использованием средств криптографической защиты информации удостоверяющего центра после проведения процедуры проверки ЭЦП, документ, полученный посредством информационной системы, признается электронным документом.

Таким образом, электронный документ в обязательном порядке подписывается ЭЦП, подлинность которой может быть проверена получателем с помощью программных и технических средств.

Только при соблюдении вышеперечисленных условий электронный документ признается в качестве такового и может быть использован как первичный документ, подтверждающий правомерность отнесения расходов на вычет, при условии, что такие расходы связаны с деятельностью, направленной на получение дохода.

При этом при составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях.

Султангазиев М.Е.